1. Introduction
BrokerBot Inc. (« BrokerBot », « nous », « notre » ou « nos ») s’engage à protéger la vie privée, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels.
BrokerBot est une entreprise technologique canadienne qui fournit une plateforme de mobilisation des propriétaires aux courtiers hypothécaires, aux courtiers immobiliers, aux institutions financières et à d’autres professionnels autorisés du secteur de l’habitation (collectivement, les « Clients professionnels »).
Notre plateforme aide les Clients professionnels à entretenir leurs relations avec les propriétaires en leur fournissant des évaluations immobilières, des analyses de l’avoir propre, des communications personnalisées et des occasions d’accéder à des services pertinents liés à l’accession à la propriété.
La présente Politique de confidentialité décrit comment les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, traités, communiqués, conservés et protégés par l’entremise de notre site Web, de nos applications, de nos intégrations et des services connexes (collectivement, les « Services »).
BrokerBot exerce ses activités conformément aux lois canadiennes applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et les lois provinciales applicables.
2. Notre rôle de fournisseur de services
BrokerBot agit à titre de fournisseur de services technologiques auprès des Clients professionnels participants.
Les Clients professionnels demeurent responsables de leurs relations avec les propriétaires et de l’établissement de l’autorisation légale requise pour recueillir, utiliser et communiquer à BrokerBot les renseignements des propriétaires.
BrokerBot traite les renseignements personnels pour le compte de ses Clients professionnels, à des fins autorisées, conformément aux ententes applicables, aux instructions documentées et aux lois sur la protection des renseignements personnels.
BrokerBot n’acquiert pas la propriété des renseignements des propriétaires du seul fait que ces renseignements sont téléversés sur sa plateforme ou traités par celle-ci.
BrokerBot ne vendra pas de son propre chef de bases de données de propriétaires et ne communiquera pas de renseignements permettant d’identifier un propriétaire à des partenaires de référence non liés sans autorisation et consentement appropriés.
3. Renseignements que nous recueillons
Selon les Services utilisés, BrokerBot peut traiter les renseignements suivants.
3.1 Renseignements personnels et coordonnées
- Nom complet, adresse courriel, numéro de téléphone et adresse postale.
- Adresse de la propriété et détails sur la propriété résidentielle.
- Courtier hypothécaire, courtier immobilier ou autre professionnel autorisé associé.
- Préférences de communication et registres de consentement.
3.2 Renseignements immobiliers et financiers
- Caractéristiques de la propriété, valeurs marchandes estimées et historique des évaluations.
- Soldes hypothécaires, avoir propre foncier estimé et détails de financement, lorsqu’ils sont fournis ou obtenus légalement.
- Renseignements sur les transactions immobilières et registres immobiliers accessibles au public.
- Inscriptions, permis et autres activités liées à la propriété.
- Améliorations à la propriété et ajustements d’évaluation soumis par le propriétaire.
3.3 Renseignements sur la mobilisation des propriétaires
- Réponses aux questionnaires destinés aux propriétaires et aux fonctionnalités interactives de la plateforme.
- Intérêt exprimé pour l’achat, la vente, le refinancement, la rénovation, l’assurance ou des services connexes.
- Mises à jour sur la propriété et préférences en matière de propriété résidentielle.
- Interactions avec la plateforme et historique de mobilisation.
3.4 Renseignements techniques
Nous pouvons recueillir les adresses IP, des renseignements sur le navigateur et l’appareil, l’activité de connexion, des données analytiques d’utilisation, des témoins et d’autres renseignements techniques raisonnablement nécessaires pour exploiter, maintenir et sécuriser les Services.
4. Collecte dans le cadre de relations d’affaires existantes
BrokerBot peut recevoir des renseignements sur des propriétaires de la part de Clients professionnels qui ont établi des relations avec ces propriétaires dans le cadre d’affaires antérieures.
Ces renseignements peuvent provenir de transactions hypothécaires, de transactions immobilières, de bases de données clients existantes ou d’intégrations technologiques autorisées.
Les Clients professionnels sont tenus de s’assurer qu’ils disposent de l’autorisation légale appropriée pour fournir ces renseignements à BrokerBot et en autoriser l’utilisation prévue.
Une relation d’affaires existante n’autorise pas automatiquement toute utilisation de renseignements personnels ni tout type de communication commerciale.
Lorsqu’un consentement supplémentaire est requis, BrokerBot et ses Clients professionnels prendront les mesures appropriées pour l’obtenir ou le vérifier avant d’entreprendre l’activité concernée.
5. Utilisation des renseignements personnels
BrokerBot traite les renseignements personnels aux fins autorisées suivantes :
- Fournir de l’information de mobilisation des propriétaires et de l’information liée à la propriété.
- Fournir des mises à jour périodiques de l’évaluation de la propriété et de l’avoir propre estimé.
- Soutenir les relations continues entre les propriétaires et leurs professionnels autorisés.
- Cerner les besoins et les occasions potentiels liés à la propriété résidentielle.
- Transmettre des communications et des notifications pertinentes.
- Faciliter les références demandées par les propriétaires, avec le consentement approprié.
- Améliorer le rendement, l’exactitude et les fonctionnalités de la plateforme.
- Assurer la sécurité des systèmes, prévenir les utilisations abusives et respecter les obligations légales.
Les renseignements personnels ne seront pas utilisés à des fins sensiblement différentes sans l’autorisation légale ou le consentement requis.
6. Évaluations immobilières et Verisk Canada
BrokerBot utilise des renseignements d’évaluation immobilière et des services connexes fournis par Verisk Canada.
Les renseignements nécessaires pour obtenir ou appuyer les évaluations immobilières peuvent être traités par ce service, sous réserve des exigences contractuelles, de sécurité et de confidentialité applicables.
BrokerBot peut combiner les données d’évaluation avec des renseignements sur la propriété et des mises à jour fournis par les propriétaires afin de produire des estimations plus pertinentes.
Les évaluations immobilières et les calculs d’avoir propre ne sont que des estimations. Ils ne constituent pas des évaluations officielles, des valeurs marchandes garanties, des approbations hypothécaires ni des conseils financiers personnalisés.
7. Intelligence artificielle et analyses automatisées
BrokerBot peut utiliser l’intelligence artificielle, des modèles d’évaluation automatisés et des technologies d’analyse pour améliorer la mobilisation des propriétaires.
Ces technologies peuvent soutenir les estimations de la valeur des propriétés, les communications personnalisées, la détection des besoins potentiels des propriétaires et les recommandations de services pertinents.
BrokerBot ne traitera des renseignements personnels au moyen de systèmes liés à l’IA qu’à des fins autorisées et sous réserve de mesures de protection appropriées en matière de confidentialité et de sécurité.
La détection automatisée d’une occasion de référence potentielle n’autorise pas en soi la communication de renseignements permettant d’identifier un propriétaire à un partenaire de référence externe.
Tout fournisseur de services d’IA supplémentaire recevant des renseignements personnels doit faire l’objet d’une évaluation quant aux exigences appropriées de protection des données, de confidentialité et de résidence des données au Canada.
8. Consentement aux références et communication de renseignements
BrokerBot peut déceler des occasions permettant aux propriétaires d’accéder à des services liés :
- au financement et au refinancement hypothécaires;
- à l’achat et à la vente de biens immobiliers;
- à l’assurance habitation et de biens;
- aux rénovations et aux améliorations résidentielles;
- à la planification financière et à d’autres services liés à la propriété résidentielle.
Le consentement du propriétaire est requis avant que des renseignements personnels permettant de l’identifier soient communiqués à un partenaire de référence externe aux fins d’une référence.
Les renseignements de référence ne seront communiqués qu’après que le propriétaire aura manifesté son intérêt pour le service concerné et donné le consentement nécessaire.
Les renseignements communiqués se limiteront à ce qui est raisonnablement nécessaire pour faciliter la référence demandée.
BrokerBot ne vend pas de listes de coordonnées de propriétaires à des tiers non liés.
9. Fournisseurs de services tiers
BrokerBot fait appel à des fournisseurs autorisés de services technologiques et de données pour offrir ses Services, notamment :
- Microsoft Azure : infrastructure infonuagique canadienne pour l’hébergement et le stockage des dossiers des propriétaires.
- Verisk Canada : services d’évaluation immobilière et de données connexes.
- Autres fournisseurs autorisés : services technologiques, de communication, d’analyse et opérationnels, lorsque requis et dûment approuvés.
Les fournisseurs de services qui reçoivent des renseignements personnels doivent être assujettis à des exigences appropriées de confidentialité, de protection de la vie privée et de sécurité.
BrokerBot limite la communication aux renseignements raisonnablement nécessaires au service concerné.
10. Résidence des données au Canada
BrokerBot héberge les dossiers des propriétaires exclusivement au Canada, au moyen de l’infrastructure Microsoft Azure située dans des régions de centres de données canadiens.
BrokerBot s’engage à maintenir la résidence au Canada des dossiers des propriétaires et à mettre en place des contrôles appropriés sur le stockage et le traitement des renseignements personnels.
L’accès aux renseignements par des fournisseurs de services ou du personnel autorisés peut être assujetti aux exigences contractuelles et légales applicables.
L’hébergement au Canada ne garantit pas à lui seul que chaque activité de traitement accessoire ou chaque accès de soutien se déroule exclusivement au Canada. BrokerBot évaluera ces activités et fournira toute divulgation exigée par la loi.
11. Sécurité et chiffrement des données
BrokerBot utilise le chiffrement et des mesures de sécurité de niveau comparable à celui du secteur financier, conçues pour protéger les renseignements des propriétaires contre l’accès, l’utilisation, la communication, la modification et la perte non autorisés.
Les mesures de sécurité comprennent le chiffrement et des contrôles administratifs, techniques et organisationnels appropriés.
L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes et aux fournisseurs de services autorisés qui en ont légitimement besoin dans le cadre de leurs activités.
BrokerBot passe en revue ses pratiques de sécurité et prend des mesures raisonnables pour gérer les risques décelés.
Bien que BrokerBot maintienne des mesures de sécurité, aucun système électronique ne peut être garanti comme entièrement sécuritaire.
En cas d’incident de confidentialité, BrokerBot mènera une enquête et prendra les mesures correctives appropriées, notamment en avisant les Clients professionnels, les personnes concernées ou les autorités de réglementation lorsque la loi applicable l’exige.
12. Conservation et suppression des données
BrokerBot applique une période de conservation standard de sept ans.
La période de conservation commence généralement à la fin de la relation avec le Client professionnel concerné ou de l’activité de traitement autorisée, sauf si une entente ou la loi applicable prévoit un autre point de départ.
Les renseignements personnels peuvent être conservés plus longtemps lorsque la loi l’exige, lorsque cela est nécessaire pour régler des réclamations juridiques ou lorsque la législation applicable le permet par ailleurs.
À la fin de la période de conservation applicable, BrokerBot supprimera, détruira ou anonymisera les renseignements personnels de manière sécuritaire, selon des procédures appropriées.
Les renseignements contenus dans les systèmes de sauvegarde seront gérés selon les processus établis de conservation et de suppression des sauvegardes.
Les propriétaires peuvent demander la suppression de leurs renseignements, sous réserve des obligations légales, des responsabilités contractuelles et des exigences de conservation autorisées applicables.
13. Consentement et retrait
BrokerBot respecte les choix des propriétaires concernant leurs renseignements personnels.
Lorsqu’un consentement est requis, il peut être obtenu directement auprès des propriétaires ou obtenu et documenté de manière appropriée par les Clients professionnels participants.
Les propriétaires peuvent retirer leur consentement aux utilisations facultatives de leurs renseignements, sous réserve des restrictions légales et contractuelles.
Le retrait du consentement peut limiter l’accès à certains Services.
Les demandes de retrait du consentement peuvent être présentées par l’intermédiaire du Client professionnel concerné ou en communiquant avec BrokerBot.
14. Communications marketing
BrokerBot peut transmettre des mises à jour sur les propriétés, des analyses destinées aux propriétaires et d’autres communications pour le compte de Clients professionnels autorisés.
Les messages électroniques commerciaux seront envoyés conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et aux exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels.
Lorsque requis, ces communications comprendront une identification appropriée de l’expéditeur et un mécanisme de désabonnement.
Les propriétaires peuvent se désabonner des communications électroniques commerciales en tout temps.
Les avis essentiels relatifs au compte, au service et à la sécurité peuvent continuer d’être envoyés lorsque la loi le permet.
15. Demandes d’accès, de rectification et de confidentialité
Toute personne peut demander l’accès aux renseignements personnels détenus à son sujet et demander la rectification de renseignements inexacts ou incomplets, sous réserve de la loi applicable.
Les propriétaires peuvent également demander des renseignements sur la manière dont leurs renseignements personnels sont utilisés, communiqués et conservés.
Comme BrokerBot agit à titre de fournisseur de services, certaines demandes peuvent être transmises au Client professionnel responsable de la relation avec le propriétaire ou traitées en coordination avec celui-ci.
BrokerBot répondra aux demandes relatives à la confidentialité dans les délais légaux applicables.
17. Protection des renseignements des enfants
Les Services de BrokerBot s’adressent principalement aux adultes et aux professionnels concernés par la propriété résidentielle.
BrokerBot ne recueille pas sciemment de renseignements personnels directement auprès d’enfants à des fins de marketing ou de mobilisation des propriétaires sans autorisation légale appropriée.
18. Communications exigées par la loi et transactions commerciales
BrokerBot peut communiquer des renseignements personnels lorsque la loi applicable l’exige ou le permet, notamment en vertu d’ordonnances judiciaires valides, de procédures judiciaires ou d’obligations réglementaires.
Des renseignements peuvent également être communiqués dans le cadre d’une transaction d’entreprise envisagée ou conclue, lorsque la loi le permet et sous réserve des mesures de confidentialité et de protection applicables.
19. Responsabilité et conformité
BrokerBot Inc. est responsable des renseignements personnels qui relèvent de lui et de la mise en place de mesures de protection appropriées lorsqu’il fait appel à des fournisseurs de services tiers.
BrokerBot maintient des procédures de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels visant à soutenir la conformité aux lois canadiennes applicables.
Les questions, préoccupations ou plaintes relatives à la protection des renseignements personnels peuvent être adressées aux coordonnées ci-dessous.
20. Modifications de la présente Politique de confidentialité
BrokerBot peut mettre à jour la présente Politique de confidentialité pour tenir compte de l’évolution des technologies, des Services, des pratiques commerciales ou des exigences légales applicables.
Les versions mises à jour seront publiées sur le site Web ou la plateforme de BrokerBot.
Lorsque la loi l’exige, BrokerBot fournira un avis supplémentaire ou obtiendra un consentement pour les modifications importantes.
21. Coordonnées
À l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels
1-1439, promenade Youville
Ottawa (Ontario) Canada
Toute personne qui estime que ses préoccupations en matière de protection des renseignements personnels n’ont pas été traitées de façon satisfaisante peut communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou avec l’autorité provinciale compétente.